複合機のセキュリティについて
2017.07.25

シルバーのコピー機近頃、情報漏洩の事故のニュースをよく聞くようになりました。大量の個人情報を扱うWebサービスの運営会社がハッキングを受けたり、データベースサーバーの設定ミスで意図せずに大事な顧客情報が流出したり・・・。なんだか、耳慣れないIT用語が飛び交ったりして、ついつい、対岸の火事であるかのように感じてしまいますね。でもどのオフィスでも、多かれ少なかれ機密情報は扱っているもの。また、機密情報は何もサーバーやパソコンだけにあるのではありません。毎日書類を印刷したり、スキャンしたりする複合機も、実は機密情報の塊なのです。ここでは、複合機でのセキュリティ対策について、少し考えてみましょう。
【不正利用を防ぐ】まず一番最初に思いつく複合機のセキュリティ対策として、不正利用をさせない、ということがあります。たとえば悪意を持った誰かが、大事な書類をスキャンして、勝手にどこかに送信してしまったらどうでしょう。大変なことになります。社員など、使用を許可された人だけが複合機を利用できるようにします。これを認証と言います。具体的には、正しいパスワードの入力や、あらかじめ登録したICカード、指紋などをかざさないと複合機が使えないように設定します。
【情報が漏れるのを防ぐ】複合機は、オフィスの共有スペースに設置されていることが多いです。パソコンから複合機で印刷したまま放置していると、本来ならば印刷した機密書類を見る権限がない人でも、複合機の排紙トレイの書類を覗き見ることができてしまいます。これを避けるために、パソコンから印刷した書類を、すぐに複合機から印刷せずに止めておく機能があります。印刷した本人が複合機のところに行き、パスワードやICカードなどで本人確認をして、初めて書類が印刷されるのです。
【物理的盗難に備える】場合によっては、複合機が盗難にあうかもしれません。複合機のハードディスクには、重要書類をスキャンしたデータなどを保存できますから、ハードディスクを盗み出されてしまったらお手上げです。このような盗難に備える機能として、ハードディスクの中身を暗号化できる機種もあります。しかも暗号化したデータは、元の複合機から取り外したらもう読めません。
【問題を追跡する】情報漏洩の防止に直接は役立たないかもしれませんが、複合機で起こったことを逐一「ログ」というデータベースに記録しています。何かトラブルがあった場合に、専門家が後からその「ログ」を確認すれば、問題の再発を予防できるかもしれません。
いかがでしょうか。これらのセキュリティ対策は、素人が行うには少し難しいかもしれません。でも富士ゼロックスの複合機なら、セキュリティ機能が豊富に搭載されていますので、一度調べてみてはいかがでしょうか。

▲ ページトップへ