ペーパレス化でも使える複合機
2017.07.25

紙がセットしてあるコピー機オフィスは「紙」で溢れています。業務上の報告書や会議資料、各種帳票類、手順書・・・。仕事をするということは、すなわち書類を作るということに他なりません。あっというまにオフィスには紙で埋め尽くされてしまいます。と、ちょっとこれはオーバーかもしれませんが、どのオフィスでも、紙の書類の整理は頭の痛い問題なのではないでしょうか。しかしこの書類問題、オフィスにある複合機をうまく使えば解決できるのです。ここでは、複合機を使って「ペーパーレス化」を進めるためのヒントを、いくつかご紹介しましょう。
【ファクスを転送する】メールが普及した今でも、ビジネスにファクスを使う機会は意外と多いものです。みなさんファクスを受信したら、大抵はそのまま印刷しているのではないでしょうか。ちょっと設定を変更すれば、受信したファクスをPDFなどに変換して、メール添付で送ることができます。これで無駄に印刷することを防げます。それに、受信するたびに複合機のところにいく必要も無くなります。何せ自分のパソコンに転送されてくるのですから。また、受信したファクスを、複合機に搭載されているハードディスクに保存できる機種もあります。これも必要な時に印刷すれば良いので便利ですが、機種によってはハードディスクが搭載されていない場合もありますので、注意しましょう。
【スキャン機能を活用する】さて、手書きの書類はどうしましょう。そんな時は、複合機のスキャン機能が使えます。複合機でスキャンした書類は、そのままメールで送信したり、ネットワーク上のパソコンに保存したりできます。また、複合機のハードディスクに保存することもできます。大抵はPDFファイルなど、パソコンで簡単に見ることができる形式で保存されますので、ただ保管しておくにはこれで十分ですね。ゼロックスなどの複合機をリースすれば、オフィスの文書管理を統合するソリューションを利用できます。また最近では、複合機でスキャンしたデータを、直接「ドロップボックス」や「グーグルドライブ」、「エバーノート」などのクラウドサービスにアップロードできる機種も出てきています。
【定型文は複合機のハードディスクへ】様々な届書のフォーマットや、年に一度回覧する文書など、定型文をいちいちパソコンから印刷していたら面倒ですし、紙も勿体無いですね。繰り返して使う文書やフォーマットなどは、複合機のハードディスクに保存してしまいましょう。いかがでしょうか。サポートの手厚さに定評があるゼロックスの複合機をリースすれば、こうしたペーパーレスの相談にも応じてくれるかもしれませんね。

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